QUẢN LÝ SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM NHƯ THẾ NÀO

Van phong pham hai phong Cty TNHH G2 Quốc tế
- Chắc hẳn không phải ai cũng biết cách quản lý văn phòng phẩm cho cty, đơn vị của mình. 
sau đây mình đưa ra một biểu mẫu quy định quản lý sử dụng văn phòng phẩm:

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM

I  – MỤC ĐÍCH:
Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.
II –   PHẠM VI:
Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .
III – ĐĨNH NGHĨA:
-        VPP: “văn phòng phẩm”


IV – NỘI DUNG:
1.       Định mức sử dụng:
-            Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng.  Phòng HCNS lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.
-            Hàng quý, Phòng HCNS có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HCNS cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.
2.       Cấp phát định kỳ:
-            Trước ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP của tháng sau theo biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HCNS xem xét.
-            Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.
-            Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HCNS tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.
-            VPP được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng.  Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho là 20 %).
-            Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng.  Sau khi kiểm tra xong thì người nhận VPP ký tên vào thẻ kho mã số: 2/BM-QDQLVVP.
3.       Cấp phát đột xuất:
-            Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HCNS xem xét.
-            Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.
-            Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HCNS tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.
-            VPP được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.
3.  Quản lý và sử dụng VPP:
-            CNV được cấp phát VPP phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
-            Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP của CNV trực thuộc.
-            Phòng HCNS có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.
V. Tài liệu tham khảo: không có.
VI. Phụ Lục:
Giấy đề nghị VPP                          biểu mẫu: 1/BM-QDQLVPP
Thẻ kho VPP                                    biểu mẫu: 2/BM-QDQLVPP
œ࿽࿽

GIẤY ĐỀ NGHỊ VĂN PHÒNG PHẨM
Bộ phận:……………………………………………………………………………………………
Tháng …..năm 200….
STT
TÊN VPP
ĐVT
Số lượng
STT
TÊN VPP
ĐVT
Số lượng
1
Giấy A4Gram
36
Bìa nútCái
2
Giấy DecalGram
37
Bìa láCái
3
Bìa A4 màuTờ
38
TămponCái
4
PXK lớnQuyển
39
Hộp mực dấuHộp
5
PXK nhỏQuyển
40
Kéo bấmCây
6
PNK lớnQuyển
41
Dao trổ giấyCây
7
Phiếu thuQuyển
42
Lưỡi dao trổ nhỏCây
8
Phiếu chiQuyển
43
Bút lông bảng xanhCây
9
Sổ tạm ứngQuyển
44
Bút lông bảng đỏCây
10
Sổ quỹ tiền mặtQuyển
45
Bút lông dầu xanhCây
11
Sổ chi tiết thanh toánQuyển
46
Tập 100 trQuyển
12
Sổ tiền gửi ngân hàngQuyển
47
Tập 200 trQuyển
13
KéoCây
48
Chuốt chìCái
14
Thước kẻ 30cmCây
49
Hồ nước Bến Nghé 35 mlChai
15
Thước kẻ dẽoCây
50
Kẹp bướmCái
16
Đĩa mềmCái
51
Kệ rổ nhựaCái
17
Đồ bấm kimCái
52
Gỡ kim càng cuaCái
18
Kim bấmHộp
53
Bìa phân trang màuTờ
19
Bấm lỗCái
54
Bút nhủ bạcCây
20
Accor nhựacái/hộp
55
Bút chì 2BCây
21
Bút dạ quang TLCây
56
Bút xóa TLCây
22
Giấy than Horse lớnTờ/xấp
57
Bút TL027 xanhCây
23
Giấy than Horse nhỏTờ/xấp
58
Bút TL027 đỏCây
24
Giấy Note 3×3Xấp
59
Ruột chì vàngHộp
25
Keo trong lớnCuộn
60
Keo mousecuộn
26
Keo vàngCuộn
61
Bìa lỗ nylonCái
27
Keo trong 1,2FCuộn
62
28
Keo trong VPCuộn
63
29
Keo giấy 1,2FCuộn
64
30
Keo giấy 2,4FCuộn
65
31
Keo 2 mặt 1,2FCuộn
66
32
Keo 2 mặt 2,4FCuộn
67
33
Bìa còng 3FCái
68
34
Bìa còng 5FCái
69
35
Bìa trình ký đôiCái
70

Ngày….tháng…..năm 200…
Giám đốc duyệt
Phòng HCNS
Trưởng bộ phận
Người đề nghị
THẺ KHO VĂN PHÒNG PHẨM
Tên văn phòng phẩm:…………………………………………………………………………………..
Đơn vị tính:……………………………………………………………………………………………..
Nhập
Xuất
Ngày
Số lượng
Đ.v sản xuất
Nhà cung ứng
Ghi chú
Ngày
S.lượng
Người nhận
B.phận
Ký tên

SỔ CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM


Gồm có Stt, loại VPP, qui cách đơn vị, số lượng, ngày nhận, người nhận, bộ phận, ký tên